E-Mail-Acc der LiLi

Da ich grad so mittendrin war, hab' ich mich mal des LiLi-Mail-Accs angenommen. Eigentlich hatte ich gehofft, die Anzahl der vorhandenen Myriaden von Ordnern signifikant zu senken. Allerdings musste ich leider einsehen, dass doch eine recht hohe Anzahl notwendig ist. Wie viele davon längerfristig Sinn machen, muss man dann schauen. Ich konnte mich jetzt ja nur an den über 10.000 gespeicherten Mails (Nein, das ist tatsächlich keine Übertreibung, sondern Fakt) orientieren. Aber jetzt gibt es immerhin keine Dopplungen mehr und eine Hierarchie in den Ordnern.

Von den insgesamt über 3.000 ungelesenen Mails waren teilweise sogar welche von 2010 dabei. Insgesamt lagern in dem Account sogar noch Mails aus dem Jahr 2000. Ich hab' jetzt einfach mal eine Zäsur bei Silvester 2012/13 gesetzt und Alles, was davor liegt, in einen großen Ordner verschoben. Da sind jetzt über 6.800 Mails drin, die man - meine ich - löschen könnte, wenn ihr einverstanden seid.

Ansonsten gibt es noch einen Ordner namens "00_zu ordnen". Da sind nochmal 214 Mails drin, die aus diesem Jahr und aktuell sind und daher dringend mal durchgeschaut werden müssten. Sind, meine ich, größtenteils Fragen von Studenten.

Im Eingang selbst befinden sich noch 16 Mails, 6 davon bereits in Bearbeitung, die restlichen müssen gesichtet werden. Ihr habt jetzt alle den Zugang, es wäre also schön, wenn sich Jemand dieser letzten paar Mails noch annehmen könnte.

Die restlichen 3.200 Mails, die aus diesem Jahr stammen, hab' ich, der neuen Ordnerstruktur folgend, weg geordnet.

Faustregeln für das Postfach sollten zukünftig sein:

• Facebook-Updates werden sofort gelöscht; sollte es um Mails an die FB-Seite gehen, müssen sie beantwortet werden. Das am Besten mit der Bitte, eine ordentliche Mail zu schreiben.
• Fragen/Infos zu Fächern mit eigener Fachschaft werden direkt an diese Fachschaft weitergeleitet und dann im LiLi-Acc gelöscht. Dasselbe gilt für Mails, die aus dem Verteiler der Dozenten des jeweiligen Fachs stammen.
  
• Studien, Umfragen, Probandensuchen, etc. werden via Facebook propagiert und dann gelöscht. Sollten Mail-Beauftragter und Facebook-Verwalter nicht dieselben Personen sein, kann im Mail-Acc ein Ordner angelegt werden, in den solche Sachen verschoben werden. Der Facebook-Verwalter schaut dort rein, propagiert und leert dann den Ordner.

Die aktuelle Ordnerstruktur ist an sich selbsterklärend, sieht wie folgt aus und kann dann sinnvoll vom Mail-Beauftragten angepasst werden:

• 01_Aktuelles
•     Strategiepapier des Rektors
• 02_Allgemeine Fragen
• 03_Fachfragen¹
•     CompLingTextTech
•     Germanistik
•     Linguistik
•     MeWi
•     RomKult
•     SpraGruBi
• 04_Allgemeine Infos
• 05_Aktivitäten²
•     Offizielles
•     Soziales
• 06_Ersti-Einführung
•     SS2013
•     WS2013-14
• 07_Institutionen
•     AStA
•         TaF
•     BiSEd
•     BuFaTa
•     Dachfachschaft
•     Dekanat
•     Gremien³
•         BaMaBeschwerde
•         BibKo
•         DeutschSprachnachweis
•         FaKo
•         FoKo
•         GleiKo
•         Gremieninfos & -verschiedenes
•         HabilAusschuss
•         LeKo
•         PromoAusschuss
•         QuaKo
•         ZPO Ausschuss
•     Rektor
•     Senat & StuPa
•     Studienberatung & Richtig einsteigen
• 08_Mitarbeiterverteiler
• 09_Dozentenverteiler⁴
•     Germanistik
• 10_Sonstiges
•     DFS Logo Einsendungen
•     Fachbezogen⁵
•     Geschäftsangebote⁶
•     HANF Party
• 11_Archiv⁷

¹ Dieser Ordner ist für alle Fächer, die keine eigene Fachschaft haben, ihre Arbeit also über den LiLi-Acc machen müssen.

² Offizielle Aktivitäten sind Dinge, wie die aktive Verbesserung der Transcripte; sozialle Aktivitäten sind Grillveranstaltungen und dergleichen.

³ Erstmal hat jedes Gremium, mit dem wir in Kontakt kommen, einen eigenen Ordner. Das muss nicht so bleiben.

⁴ Dieser Ordner ist für Mails aus den entsprechenden Fachverteilern, sofern sie anfallen. Auch hier nur für die Fächer ohne eigene Fachschaft.

⁵ Hier werden alle fachgebundenen Mails gesammelt, die keine Fragen von Studenten sind. Ebenfalls nur für Fächer ohne eigene Fachschaft. Praktisch? Mal sehen.

⁶ Alles, was so an Werbung für irgendwelche Partypromotions, Anthologiesammlungen, etc. pp reinkommt, wird hier gesammelt. Vllt. braucht man's ja mal.

⁷ Das Archiv ist nur temporär, bis die Anglistik entschieden hat, ob die dort lagernden 1.580 Mails aus dem Anglistik-Dozentenverteiler an die Anglistikmail weitergeleitet oder einfach gelöscht werden.

Wie gesagt, der Ordner "00_zu sortieren" muss durchgeschaut werden, der Ordner "vor Jan2013" sollte, meiner Meinung nach, einfach gelöscht werden. Da dürfte eigentlich nichts Wichtige/Aktuelles mehr drin sein. Summa summarum müssten also gute acht Zehntel der aktuell lagernden Mails weg können.